bab 4

BAB IV

KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

A.      Administrasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Banjarmasin 
Administrasi IFRS Islam Banjarmasin mencakup pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan serta administrasi resep, yang seluruhnya dilakukan oleh IFRSIB.

Administrasi untuk sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan meliputi semua tahap pengelolaan dan pelayanan kefarmasian, yaitu: perencanaan, pengadaan, pendistribusian serta pencatatan dan pelaporan yang terkait satu sama lainnya sehingga harus dikelola dengan baik agar masing-masing dapat berfungsi secara optimal. Administrasi untuk resep meliputi pencatatan jumlah resep, penyimpanan kertas resep harian secara teratur selama tiga tahun dan pemusnahan resep yang dilengkapi dengan berita acara.

Setiap transaksi yang dilakukan oleh IFRSIB menggunakan sistem komputerisasi dan direkap sebagai transaksi. Untuk administrasi resep dilakukan pengumpulan resep setiap hari.

B.       Manajemen Perbekalan Farmasi

1.    Pengelolaan Obat

a.    Perencanaan

Perencanaan pengadaan dilakukan berdasarkan sisa stok barang ditempat penyimpanan / rak obat dan disesuaikan dengan kebutuhan. Tenaga Teknis Kefarmasian yang bertugas memeriksa stok barang yang terdapat di apotek dan mencatat barang yang habis atau hampir habis dibuku defecta. Metode perencanaan yang digunakan di IFRSIB dilakukan berdasarkan data pemakaian periode sebelumnya, jenis penyakit yang berkembang, masukan dari instalasi-instalasi terkait Rumah Sakit Islam Banjarmasin dan koordinasi dengan dokter penulis.

b.    Pengadaan

Pengadaan merupakan hasil realisasi dari perencanaan yang telah dilakukan, pengadaan obat di IFRSIB dilakukan oleh seorang Asisten Apoteker yang khusus untuk melakukan pengadaan / pemesanan berdasarkan data perencanaan harian yang telah dibuat. Petugas melakukan pengadaan berdasarkan buku defecta yang sebelumnya sudah mencatat barang-barang apa saja yang akan dipesan.

Gambar. 3 Alur pengadaan obat di IFRSIB

 

 

Pengadaan perbekalan farmasi (obat dan alkes) dipesan dengan pembelian langsung dan kontrak, yang dilakukan tiga kali dalam seminggu setiap hari senin, rabu dan jum’at. Pengadaan dengan pembelian langsung di PBF dengan pembayaran secara kredit digunakan untuk alkes dan obat-obat fast moving atau slow moving sedangkan  pengadaan dengan cara kontrak digunakan untuk cairan dan alkes yang selalu digunakan dirumah sakit seperti cairan infus, IV cateter, selang infus, selang transfusi darah dan lain-lain. Adapun pengadaan perbekalan farmasi yang dipesan oleh Instalasi Farmasi atas dasar persetujuan Kabid Jangdik dan Kabag Keuangan yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek kemudian diserahkan kepada PBF penyalur atau distributor resmi.

Untuk obat dan alkes tertentu yang diperlukan cepat dipesan via telepon dan Surat Pesanan(SP) diserahkan pada sales atau ketika barang datang. Kemudian PBF menyerahkan langsung obat dan alkes ke Instalasi Farmasi beserta copy fakturnya.

a.    Penerimaan

Penerimaan barang dilakukan oleh Asisten Apoteker dengan memeriksa kesesuaian barang, faktur dan surat pesanan. Kemudian dilakukan pemeriksaan barang dengan jumlah barang, jenis, fisik barang, tanggal kadaluarsa dan masa pembayaran. Jika telahd iperiksa, maka faktur ditandatangani dengan menuliskan tanggal penerimaan, nama petugas penerima, nomor SIK dan stempela potek. Barang yang sudah diterima kemudian dientry kedalam komputer yang meliputi nama distributor, nomor faktur, tanggal penerimaan, tanggal jatuh tempo, jenis, satuan kemasan, jumlah barang, tanggal kadaluarsa dan harga barang. Copy faktur kemudian diserahkan kebagian keuangan RumahSakit Islam Banjarmasin.

Pengecekan kesesuaiannya faktur dengan surat pesanan bertujuan:

1)        Untuk mengetahui jumlah barang yang datang apakah sudah sesuai dengan pesanan.

2)        Untuk mencegah kekosongan stok barang.

3)        Untuk menambah stok barang.

4)        Untuk pengendalian penjualan dan kontrol penjualan.

5)        Untuk mengetahui administrasi pembelian serta update harga.

Melalui sistem ini dapat mengetahui jumlah obat (barang) yang masuk dan keluar.

b.    Penyimpanan

Penyimpanan stok persediaan yang teratur dengan baik merupakan bagian penting dari manajemen obat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat:

1)        Sebagian besar obat harus disimpan ditempat kering, sejuk dan dihindarkan dari cahaya. Lemari merupakan tempat yang paling baik..

2)        Masing-masing botol atau kotak harus diberi label yang jelas.

3)        Tanda bintang merah atau tanda serupa harus diterakan pada label semua botol atau kotak yang mempunyai batas waktu kadaluarsa pada tahun yang sedang berjalan. Obat-obat ini harus digunakan terlebih dahulu.

4)        Obat yang berbahaya harus di simpan dalam lemari terkunci dengan catatan pengeluaran khusus(WHO, 1999).

Dalam penyimpanan dan penataan di IFRSIB dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a)             Berdasarkan jenis sediaan

Bentuk sediaan seperti tablet, sirup, salep, injeksi, infus atau infusan, alat kesehetan dan susu. Untuk injeksi penempatan terbagi lagi sesuai jenisnya yaitu sediaan vial dan ampul.

b)            Berdasarkan abjad/alfabetis

Untuk obat-obat generik dan paten disusun dari abjad A-Z.

c)             Berdasarkan golongan

Penataan ini khusus untuk golongan obat narkotika/psikotropika, Bahan Alkes Habis Pakai (BAKHP), sediaan generik dan dengan nama dagang.

d)            Berdasarkan stabilitas obat

Untuk obat yang memerlukan perlakuan khusus ditempatkan didalam lemari pendingin seperti suppositoria atau obat-obat dan alkes yang penyimpanan dibawah suhu kamar seperti Anti Tetanus Serum (ATS), Anti Bisa Ular (ABU), insulin dan lain-lain.

Untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari tersendiri yang terkunci dan terpisah, yang mana kunci lemari tersebut dipegang oleh satu orang Asisten Apoteker khusus yang bertanggung jawab atas sediaan narkotika dan psikotropika.

Didalam penataan ini, Instalasi Farmasi juga menggunakan sistem FIFO (First In First Out), yaitu barang yang terlebih dahulu datang yang dikeluarkan terlebih dahulu dan FEFO (First Expaired First Out), yaitu barang yang terlebih dahulu waktu kadaluarsanya yang dikeluarkan terlebih dahulu. Tujuan dari penataan letak suatu obat atau barang antara lain:

1)        Mempermudah dalam mencari dan mengambil obat (barang).

2)        Memberikan kesan rapi, indah dan menarik.

3)        Mengetahui obat (barang) yang hendak habis atau sudah habis.

4)        Memperkecil kemungkinan kesalahan dalam pengambilan obat (barang).

5)        Mengetahui obat (barang) yang mendekati Expaired Date (ED).

Untuk mencegah terjadinya barang ED pihak IFRS berkoordinasi dengan pihak medis, stok barang yang hampir ED masih utuh dalam 1 kemasan maka dapat dilakukan retur ke PBF, jika obat itu lancar maka pihak IFRS meminta kepada PBF untuk mengembalikan dan menukarkan obat tersebut dengan ED yang lebih lama. Tetapi jika obat tersebut tidak lancar atau macet maka dikembalikan dan perhitungannya akan dipotong pada 1 bulan pembayaran tagihan obat berikutnya. Untuk barang ED yang tidak dapat diretur ke PBF karena jumlahnya kurang dari 1 kemasan akan dimusnahkan sesuai dengan ketentuan dan dibuat berita acaranya.

Sebuah kartu persediaan (kartu stock) kadang-kadang digunakan untuk menggantikan buku besar persediaan. Kartu ini berfungsi seperti buku besar persediaan, yakni neraca keseimbangan dengan menambahkan barang yang diterima dan mengurangi dengan jumlah barang yang dikeluarkan. Dalam buku besar persediaan, masing-masing persediaan ditempatkan pada halaman yang terpisah.

Dalam hal obat-obatan, kartu yang berhubungan dengan masing-masing obat dapat ditempelkan di rak yang bersebelahan dengan obat itu. Ini adalah cara yang paling mudah untuk mencatat barang tersebut, terutama bila pengeluaran sering dilakukan.

Obat-obatan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang terkunci atau dari lemari penyimpanan oleh orang yang bertugas menangani persediaan obat kepada bagian yang menggunakan obat itu. Obat digunakan secara teratur dan dalam jumlah yang diketahui, hal ini memungkinkan pemantauan (observasi) dan pengawasan penggunaan obat.

Penyimpanan resep oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam dibedakan antara resep yang mengandung narkotika atau psikotropika dengan resep yang tidak mengandung narkotika atau psikotropika. Resep ini disimpan menurut tanggal dan nomor urut penerimaan resep. Resep yang mengandung narkotika ditulis dalam pembukuan tersendiri. Semua resep disimpan sekurang-kurangnya selama 3 tahun dan disimpan didalam gudang tempat kumpulan berkas-berkas.

c.    Pendistribusian

Pendistribusian barang oleh Instalasi Farmasi dibagi menjadi obat, barang habis pakai, dan barang medis. Penyaluran barang dilakukan kepada pasien (rawat jalan dan rawat inap), instalasi lain dilingkungan RSIB (IGD, ICU/ICCU, kamar operasi, kamar bersalin, Poliklinik dan ruangan perawatan).

1.Penyaluran Barang ke Instalasi Lain Dilingkung RSIB

·      Pendistribusian barang pada ruangan operasi (OK) dilakukan dengan sistem amprahan yaitu permintaan obat untuk ruangan yang dilakukan 2 minggu sekali dan pengontrolan barang dilakukan sebulan sekali oleh AA yang bertugas pada shift pagi.

·      Pendistribusian barang ke IGD dilakukan dengan menggunakan sistem ward floor stok yakni persediaan obat dan alkes yang ada diruangan harus tetap.

·       Pendistribusian barang ke VK (Kamar Bersalin) pendistribusiannya dengan sistem amprahan dan ward floor. Obat dan alkes yang digunakan pasien rincian pemakaian obatnya ditulis pada blanko yang telah tersedia oleh petugas.

Kamar Operasi (OK), Kamar Bersalin dan IGD, kemudian diserahkan pada pasien untuk diserahkan kepada  petugas IFRS dan diberi harga sesuai pemakaiannya. Untuk IGD, obat dan alkes yang telah digunakan pasien oleh IFRS diganti langsung stok yang terpakai di IGD dengan meletakan barang yang telah digunakan oleh pasien di IGD kedalam kotak khusus yang akan diambil oleh perawat yang bertugas di IGD.

Permintaan barang habis pakai dilakukan dengan perkiraan pemakaian kurang lebih 15 hari melalui Instalasi Farmasi berdasarkan surat permintaan dari ruang perawatan dan diketahui oleh kepala ruangan perawatan masing-masing. Sedangkan pendistribusian gas medik langsung dari gudang ke ruangan-ruangan yang membutuhkan melalui petugas Instalasi Pemeliharaan Sarana (IPS).

Pengambilan obat golongan Narkotika dan Psikotropika oleh pasien yang dirawat di RSIB harus menggunakan resep asli yang ditulis oleh dokter yang merawat dan petugas instalasi farmasi yang menerima resep wajib meneliti kelengkapan dan keabsahan resep, meliputi identitas dokter (nama, alamat, dan SIP), nama dan komposisi obat, aturan pakai, tanda tangan/paraf dokter dan identitas pasien (nama, alamat, umur, ruangan perawatan). Setelah itu diberi harga dan obat diserahkan kepada keluarga pasien.

Pembelian obat oleh karyawan RSIB bisa melalui pembelian tunai atau cara bon obat melalui pencatatan di blangko bon obat karyawan, pembayarannya dilakukan melalui pemotongan gaji yang dilaporkan setiap tanggal 10.

2.Pelayanan Resep

  Instalasi Farmasi Rumah Sakit tidak hanya melayani resep dari pasien rawat inap dan rawat jalan dari dokter jaga IGD, tetapi juga melayani resep dari pasien luar rumah sakit. Pengambilan obat untuk pasien rawat inap dilakukan dengan menggunakan bon pengambilan obat dalam bentuk dua rangkap, yakni berwarna putih yang merupakan tulisan asli perawat yang bersangkutan sebagai bon yang disimpan oleh pihak IFRS dan warna merah yang merupakan salinan (copy) sebagai bon yang dikembalikan kepada pasien dan tanda bukti bahwa pelayanan telah dilakukan. Bon obat ditulis oleh perawat yang jaga atau perawat ruangan atas instruksi dokter yang merawat pasien dan wajib memberi nama yang jelas serta Nomor Induk Karyawan (NIK) RSIB untuk menunjang pelayanan administrasi.

a)      Tahap-tahap pelayanan resep rawat inap yang dilakukan antara lain:

(1)     Bon obat yang telah ditandatangani pasien atau keluarga pasien diserahkan oleh pasien atau keluarganya kepada petugas dinas IFRS melalui loket penerimaan resep.

(2)     Petugas meneliti keabsahan bon obat. Untuk permintaan obat golongan narkotika dan psikotropika, dokter harus memberikan resep asli (bukan hanya bon obat saja) dan pasien diminta alamat lengkap untuk keperluan pelaporan.

(3)     Petugas memberi harga obat yang tersedia di Instalasi farmasi, lalu petugas lainnya mencarikan obat yang diminta sambil melakukan cek nama obat, jenis sediaan, dosis dan jumlah yang diminta.

(4)     Obat diberi etiket dan dikemas sambil melakukan cek ulang sesuai dengan permintaan yang tertulis dibon obat.

(5)     Obat beserta bon obat yang berwarna merah yang telah diberi harga tersebut diserahkan kepada pasien.

b)      Tahap-tahap pelayanan resep rawat jalan di IFRSIB :

Pada pengambilan obat untuk pasien rawat jalan menggunakan resep yang ditulis langsung oleh dokter yang bersangkutan dan diserahkan di loket penerimaan resep serta dicek kelengkapannya kemudian diberi harga sesuai harga obat dan jumlah obat pada resep.  Setelah harga semua obat terjumlah, kemudian diinformasikan kepada pasien apakah pasien akan membeli obat seluruhnya atau tidak, apabila pihak pasien menyetujui membeli maka bon harga dicetak. Bon harga terdiri dari 3 lembar kertas yaitu lembar warna putih untuk keluarga pasien sebagai bukti tanda pembayaran, lembar warna merah disimpan oleh bagian kasir dan lembar warna kuning disimpan oleh IFRS sebagai bukti penjualan dan arsip. Kemudian pihak pasien membawa bon tersebut ke kasir dengan membayar tunai sesuai jumlah harga bon tersebut. Selanjutnya pihak pasien kembali lagi ke IFRS membawa bon lunas untuk mengambil obat berdasarkan permintaan tersebut.

Pelayanan kasir RSIB pukul 08.00-21.00 WITA, apabila IFRS melayani rawat jalan diluar waktu pelayanan kasir maka pembayaran dilakukan langsung di IFRS.

Obat yang ditulis oleh dokter tetapi tidak tersedia di IFRS, maka petugas IFRS menghubungi dokter penulis agar mau mengganti obat dengan yang tersedia di IFRS apabila pasien tersebut pasien umum, namun untuk pasien asuransi atau jaminan perusahaan yang bekerja sama dengan pihak rumah sakit maka obat yang tidak tersedia akan dicarikan oleh pihak IFRS ke PBF atau apotek lain yang mempunyai obat tersebut dengan perhitungan khusus atau apabila kosong dari distributor diganti dengan obat lain yang sama kandungan obatnya atas persetujuan dari dokter.

(1)     Pengelolaan Resep

·           Penyimpanan resep

Resep yang masuk dikelola lagi dengan baik dengan cara dicatat di buku khusus yang sudah disediakan, resep dicatat berdasarkan nomor urut yang meliputi nama, nomor resep, nama dokter, jumlah resep, dan nilai rupiah resep. Sedangkan untuk resep yang berisi obat narkotik dan psikotropika dikelompokan dan dicatat dibuku tersendiri. Kemudian menghitung lembar resep, jumlah resep, copy resep dan jumlah pendapatan dihari tersebut. Resep yang telah dihitung akan dijadikan satu bundel pershiftnya dan perhari kemudian disimpan di dalam dus, untuk setiap satu dus dikumpulkan untuk satu bulan bendel resep. Resep yang telah disimpan lebih dari 3 tahun dapat dimusnahkan dengan cara dibakar. Pada pemusnahan resep harus dibuat berita acara yang ditanda tangani APA dan saksi 1 orang petugas dari Apotek dan 1 orang dari petugas Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.

d.   Pengawasan

Untuk menjamin kelancaran dan ketertiban pengelolaan obat, maka pihak Instalasi Farmasi melakukan pengawasan antara lain:

a.         Stock opname dilakukan satu bulan sekali setiap awal bulan dengan jalan cross chek antara kartu stok dengan fisik barang serta stok di komputer, dengan tujuan antara lain:

1)            Untuk menelusuri selisih jumlah stok mulai dari penerimaan sampai dengan pendistribusian.

2)            Untuk mengetahui stok akhir dan jumlah keseluruhan obat.

3)            Untuk mengetahui nilai keseluruhan obat.

4)            Untuk mendata obat yang memiliki waktu kadaluarsa dekat.

5)            Untuk menghitung laba rugi.

b.         Mengontrol barang yang mempunyai tanggal kadaluarsa.

c.         Mengontrol dan melihat barang yang cepat keluar (sering habis) dan lambat keluar (jarang digunakan) atau obat macet.

d.        Mengontrol penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika melalui kartu stok.

e.    Pencatatan dan Pelaporan

Administrasi perbekalan farmasi dilakukan dengan cara komputerisasi sebagai pusat kegiatan informasi di Rumah Sakit Islam. Pencatatan yang dilakukan di Instalasi Farmasi terhadap perbekalan farmasi yang tersedia dan yang disalurkan melalui instalasi farmasi, meliputi:

1)             Membukukan pencatatan buku persediaan (stok) obat.

Setiap jenis barang yang masuk dan keluar dari ruangan harus dicatat pada kartu stok. Kartu stok memuat kolom tanggal untuk barang masuk dan keluar, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, sisa dan keterangan. Pada kolom keterangan ditulis nomor urut formulir permintaan barang untuk pemasukan barang-barang dan nomor urut yang terdapat pada buku pengganti resep untuk pengeluaran barang.

Fungsi kartu stok antara lain:

a)    Mengetahui jumlah persediaan.

b)   Mengetahui alur keluar masuknya barang.

c)    Mengontrol adanya kehilangan obat atau tidak.

d)   Meminimalisir kesalahan penggunaan obat.

2)             Pengadaan barang terdiri dari buku defecta, print out faktur masuk, print out pengadaan per PBF.

3)             Permintaan tiap Instalasi/unit kerja, misalnya rekap bon karyawan dan print out bon ruangan.

4)             Buku harian: pengeluaran obat dari instalasi farmasi baik untuk rawat jalan maupun rawat inap, pengeluaran pembelian non resep.

5)             Buku pencatatan pendapatan instalasi farmasi dari pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.

Pelaporan penggunaan obat dan data pemakaian obat pasien dilakukan melalui komputer dengan sistem Local Area Network (LAN) yang mana dengan jaringan online mulai dari Direksi sampai kebawah. Sistem ini berdasarkan sewa atau kontrak dengan pihak Nuansa Cerah Informasi (NCI) selama 6 tahun. Sistem ini memiliki komputer  induk yang mengatur kerja jaringan semua komputer yang diperiksa setiap harinya oleh petugas khusus (EDP) dan untuk pengisian data-data didalamnya dilakukan oleh petugas ruangan masing-masing. Setiap pasien yang masuk, diberi nomor Medical Record (MR) yang kemudian data pasien (nama pasien, dokter yang menangani dan ruang perawatan) semuanya tersimpan. Pada saat pasien melakukan transaksi pengambilan obat, identitas dari pasien sudah terekam didalamnya. Hal tersebut akan mempermudah kelancaran transaksi. Setelah itu semua tagihan obat akan ditransfer ke kasir.

Pelaporan penggunaan obat narkotika memuat penggunaan pemasukan dan sisa akhir (stok akhir) yang ada di RSIB, dibuat sebanyak 5 rangkap yang dilakukan setiap 1 bulan sekali dengan tujuan laporan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM), Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Arsip Instalasi Farmasi Rumah Sakit dan Arsip Rumah Sakit Islam Banjarmasin, sedangkan pelaporan obat golongan psikotropika dilakukan tiap 3 bulan sekali (triwulan).

Untuk pelaporan penulisan/pemakaian obat generik dilakukan tiap 3 bulan sekali sebanyak 3 rangkap dan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Rumah Sakit Islam Banjarmasin dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Banjarmasin sebagai arsip. Sedangkan untuk pelaporan stok obat (Stock opname) dilakukan setiap awal bulan dan dilaporkan ke pihak Direksi Rumah Sakit Islam Banjarmasin

Sebelum melakukan kerjasama biasanya pihak apotek dan distributor obat akan melakukan perjanjian terlebihdulu mengenai obat yang akan dibeli, mengenai pengembalian barang dan penukaran barang. Tindakan ini dilakukan untuk mencegah kerugian yang harus ditanggung apotek apabila obat harus dimusnahkan karena ED. Obat yang akan memasuki tanggal kadaluarsa dipisahkan sebelum dikembalikan (retur),  waktu pengembalian sesuai dengan perjanjian sebelumnya, misal 5 bulan sebelum barang tersebut ED. Adapun cara lain untuk mengantisipasi hal tersebut adalah dengan carameminta dokter untuk meresepkan obat yang hampir ED tersebut, sehingga tidak terlalu banyak barang yang akan diretur.

Untuk obat non narkotik / psikotropik yang sudah rusak dapat dimusnahkan dengan membuat format berita acara dengan disaksikan oleh saksi (Tenaga Teknis Kefarmasian) yang bertugas di Apotek (biasanya 1 orang), Apoteker penanggung jawabdan 1 orang dari Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota. Prosedur pemusnahan dapat dilakukan dengan cara ditimbun / dilarutkan (syrup). Untuk obat golongan narkotik dan psikotropik dapat dilakukan pemusnahan dengan format berita acara, disaksikan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian, APA dan dari Badan POM.

B.       Manajemen Sumber Daya Manusia

Rumah Sakit Islam Banjarmasin merupakan Rumah Sakit dengan klasifikasi tipe C dilihat dari jenis pelayanan dan jumlah tempat tidur. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam (IFRSIB) memiliki 22 orang karyawan yang terdiri dari 1 orang Apoteker Pengelola IFRS sekaligus sebagai Kepala Instalasi Farmasi dan 20 orang Asisten Apoteker yang bertugas dalam pelayanan dan pekerjaan kefarmasian serta 1 orang yang mengurusi bidang administrasi. Pembagian jam kerja di IFRSIB terdiri dari 3 shift, yaitu shift pertama pada pukul 08.00-14.00 WITA, shift kedua pada pukul 14.00-21.00 WITA dan shift ketiga pada pukul 21.00-08.00 WITA.